Nous recherchons un·e Executive Operations Assistant à temps partiel, freelance, 100 % en télétravail, reconnu·e pour sa rigueur, sa fiabilité et sa forte proactivité.
Vous travaillerez en lien direct avec la fondatrice pour piloter un ensemble de tâches opérationnelles, logistiques et organisationnelles sur plusieurs projets menés en parallèle. Le poste est principalement en support interne. Un contact avec les clients reste possible, mais toujours en lien avec la fondatrice et jamais en autonomie : vous pourriez par exemple participer à un appel client aux côtés de la fondatrice pour apporter votre support ou prendre des notes.
Ce poste requiert une expérience confirmée et substantielle en tant qu'Executive Assistant. Nous ne recherchons pas un profil de secrétariat ou d'assistanat administratif léger : il s'agit d'un rôle exigeant, à rythme très soutenu, qui demande une capacité réelle à jongler entre plusieurs sujets en parallèle. Les dirigeants accompagnés sont des profils de très haut niveau, aux agendas extrêmement chargés et aux demandes rapides et changeantes ; la personne recrutée doit donc avoir déjà évolué dans ce type d'environnement et savoir y performer.
L'environnement est exigeant et rythmé, avec des interlocuteurs de haut niveau (dirigeants, CEOs, profils internationaux). Une grande maturité professionnelle, un sens du détail marqué et une exécution rapide sont indispensables. Rôle très opérationnel (jack-of-all-trades) : si vous recherchez un poste d'assistanat administratif classique, ce n'est pas un fit.
Anglais courant impératif (100 % bilingue EN/FR)
La maîtrise parfaite de l'anglais est une condition absolue pour ce poste. La communication avec la fondatrice se fait exclusivement en anglais, l'ensemble des tutoriels et ressources de formation sont en anglais, une grande partie des clients sont anglophones et de nombreuses tâches s'effectuent strictement en anglais. D'autres tâches sont en revanche réalisées en français : la personne recrutée doit donc être parfaitement bilingue (anglais et français, à l'oral comme à l'écrit). Un anglais simplement « professionnel » ou intermédiaire ne suffira pas.
Missions principales (professionnel + personnel)
Travel & Event Management
Construction d’itinéraires complets et optimisés (vols/trains, hébergements, transferts)
Recherche, comparaison et réservation avec recommandations argumentées
Organisation d’événements : sourcing de lieux, activités, prestataires, coordination logistique, suivi des confirmations et échéances
Veille et recherches ponctuelles : restaurants adaptés, activités, recommandations locales, réservations, listes courtes selon critères
Sourcing & Logistique
Recherche et sélection de prestataires (déménagement, mobilier, services, fournisseurs) : devis, comparatifs, shortlists et aide à la décision
Gestion d’achats et de commandes : suivi, livraison, SAV si nécessaire, relances, consolidation des informations
Organisation du quotidien : préparation de documents, checklists, suivi de tâches, relances, coordination entre différents intervenants
Gestion d’agendas à fort volume
Gestion et optimisation de calendriers complexes : planification, arbitrage des priorités, coordination multi-interlocuteurs, replanification
Préparation en amont : confirmations, envoi des détails logistiques, rappels, et mise à jour continue pour garantir une exécution sans friction
Support projets (Data entry / structuration) : collecte et consolidation d’informations, saisie et mise en forme dans un fichier Excel/Google Sheets (structuré et rigoureux), organisation des documents dans Google Drive..
Outils utilisés
Todoist
Toggl
Google Drive, Agenda
Outlook / Microsoft 365
Airtable
Notion
Canva
Organisation du travail
Temps partiel, minimum 4 heures par jour
Horaires flexibles selon la charge de travail
Travail en autonomie, communication claire et réactive
Pour les tâches urgentes, une réponse dans les 2 heures est demandée
Rémunération
90 MAD / heure, payés mensuellement
Soit environ 7560 MAD / mois pour 4 h/jour sur les jours ouvrés
Volume horaire amené à augmenter progressivement selon les besoins
Profil recherché
Minimum 3 ans d’expérience confirmée en tant qu’Executive Assistant / Executive Operations Assistant (idéalement auprès de dirigeants, entrepreneurs ou environnements à forte exigence).
Minimum 1 an d'expérience en full-remote / 100% télétravail
Doit justifier d’une expérience solide en organisation de déplacements et en planification/coordination d’événements.
Excellentes compétences d’organisation, d’anticipation et de communication ; capacité à prioriser et à exécuter rapidement en autonomie.
Grande rigueur, sens du détail, fiabilité ; aptitude à gérer plusieurs sujets en parallèle sans perdre en qualité.
Très à l’aise avec les outils et workflows digitaux (au-delà de Google/Microsoft) et avec le travail à distance : Airtable, outils de gestion de tâches, time-tracking, Drive structuré, etc.
Bilingue français / anglais (oral et écrit), avec une utilisation professionnelle de l’anglais au quotidien.
Disponibilité sur les horaires Europe 9h-18h CET (hors jours fériés marocains), avec une réactivité adaptée aux demandes urgentes.
Statut obligatoire : auto-entrepreneur ou société au Maroc (ICE requis) + capacité à facturer.
Discrétion absolue, sens de la confidentialité, professionnalisme irréprochable.
Capacité à évoluer dans un contexte demandant fiabilité, réactivité et autonomie.
Pour postuler
Merci d’envoyer à sabine@ovataops.com :
Une courte présentation de votre parcours et de vos expériences les plus pertinentes (télétravail, travel/event planning, outils, opérations, structuration).
Votre CV
Votre disponibilité quotidienne (volume)
Quelques lignes sur ce qui vous attire dans un poste remote et ce que vous appréciez dans le support de dirigeants.
Confirmation de votre statut + ICE et de votre capacité à facturer.
sabine@ovataops.com
www.ovataops.com
Merci
Job Type: Part-time
Pay: 90.00DH per hour
Experience:
Executive Assistant: 3 years (Required)
Language:
Français (Required)
Anglais (Required)
Work Location: Remote